优化时间管理，提高工作效率
一、盘点我们的财富
1、人平均寿命80岁时间：
29200天(700800小时)
2、一天的时间进账：
1440分钟(86400秒)
3、算一算还有多少时间财富：
做一个寿命演示，以30岁为例还有多少工作时间：
80-30-20=30(年)
30×251=7530(天工作)
30×251×8=60240(小时工作) 6.9(年)
4、算一算工作成本：
以部门主管收入为例：
年工作成本10万元，
每小时工作成本100000/2008=49.8≈50(元)，
每天工作成本=400(元)
二、什么是时间管理
是指如何减少时间浪费用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。它是指面对时间而进行的自我管理，你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重、自我约束、持之以恒才可能提高效率，事半功倍。不能管理时间，便什么都不能管理。
三、工作时间的三种状态
1、集中精力工作时间(23%以下)
心无杂念，不受干扰，进入忘我境界，工作起来很愉快，工作效率高;
2、无意义浪费时间(75%以上)
思想安定不下来，烦躁不安。打开浏览器漫无目地乱逛，不停地用QQ或手机聊天发短信息，在办公室与同事聊天侃大山，无法集中精力按计划投入工作，工作效率低;
3、真正的休息(2%以下)
工作时间90分钟后应休息片刻，打个小盹，闭目养神，到室外散步。
四、时间“四象限法则”
重要性
第二象限：重要但不紧急
处理方法：有计划去做
饱和后果：忙碌但不是盲目
原则：集中精力处理，做好计
划，先紧后松第一象限：重要且紧急
处理方法：立即去做
饱和后果：压力无限增大危机
原则：越少越好，许多是在第二象限没有做好转到了第一象限
第四象限：不重要且不紧急
处理方法：尽量别做
饱和后果：浪费生命
原则：可以当作调节身心，但不能沉溺于此象限第三象限：不重要但紧急
处理方法：可交给别人去做
饱和后果：忙碌且盲目
原则：放权交给别人去做
紧迫性
五、时间窃贼使你陷入“时间黑洞”
时间黑洞：它会永无止境地吞噬你的宝贵时间，使你投入的时间多而产出少，甚至根本不产生任何价值。时间黑洞是由时间块聚集而成的，有点像滚雪球，一点一点的雪聚集起来就形成了大雪球。如：超市时间黑洞、电视时间黑洞、网络时间黑洞、八卦时间黑洞等等。
1、产生时间黑洞的10大时间窃贼：
1) 办公桌杂乱无章，花时间找东西;
2) 工作时断时续(打断一次至少10分钟恢复集中注意力);
3) 习惯拖延时间，找借口推迟行动;
4) 对问题缺乏理解或根本没有听清楚就匆忙行动;
5) 不善于处理不速之客的打扰和无端电话的干扰;
6) 懒惰求方便;
7) 工作中闲聊刹不住车;
8) 惋惜不已，白日做梦;
9) 消极心态、低落情绪;
10) 分不轻重缓急，缺乏条理和简洁。
2、避开“时间黑洞”，严防“时间窃贼”的10个方法：
1)关掉MSN、QQ等聊天工具 。记住，要彻底关闭而不是隐身;
2)关掉outlook的“邮件到达提醒”功能;
3)必须绝对保持办公环境的干净整洁，并且保证你需要的办公用品触手可及，因杂乱的办公桌会严重地分散你的注意力;
4)给水杯里倒满水。这样不会因去倒水而打断注意力，喝水有利健康;
5)准备一张你当天的工作清单，整天的安排必须全在上面，你完成一项就划掉一项，这会让你既有责任感又有成就感;
6)选一张舒适的椅子，可选一个好的腰垫或颈垫使你很安心舒畅集中精力工作;
7)尽量地隔离自己，让你的身边同事最好不要在这90分钟内打扰你;
8)做事情要分轻重缓急，先做最重要最迫切的事情，做一件事就务必做好再做第二件事，这样做以后，相信你会轻松很多;
9)当你觉得无法集中精力的时候就先休息一会儿，一般成年人保持精力高度集中的时间是20分钟左右;
10)设置工作任务的最后期限。这种适当的最后期限能明显地提高你的办事效率、挖掘你的潜能。
六、用好时间管理表格工具
1、工作时间管理规划表
时间主要工作及要求
8:20～8:30整理工作台面，打开OA系统，理清一天工作清单，最好写下“备忘录”
8:30～9:301、与直接下属交换意见和布置重要工作;
2、集中精力认真完成重要且紧迫的工作;
3、关闭所有的聊天工具和浏览器，手机调到静音状态。
9:30～11:001、集中精力，有计划性完成重要但不紧迫的工作;
2、不要随意窜走办公室，尽量隔离自己，减少干扰。
11:00～11:451、回复所有需要回复的电话和短信;
2、查询邮件并回复，处理好后关闭聊天工具。
11:45～13:00午饭和午休
13:00～14:001、与其他部门之间的工作沟通;
2、与本部门的内部沟通;
3、处理一些杂事。
14:00～15:301、收集查询资料，写文件报告、批阅文件;
2、向领导汇报工作。
15:30～17:001、为新的工作任务做准备，查阅资料;
2、安排工作会议，组织或参加培训。
17:00～17:301、回复所有需要回复的电话和短信;
2、查询邮件并回复;
3、反省一天来的工作和思考下一步工作。
19:00～21:301、有计划读书，写读书笔记;
2、备课、书写课件;
3、写博客。
2、“5点优先工作制”法
优先
序号时间段工作项目内容工作效率自评是否
完成
1.8：30～9：20起草高管会工作议题汇报内容按时完成√
2.9：30～10：20讨论人才市场招聘方案讨论充分√
3.10：30～11：40审议事业部考勤制度讨论激烈延时完成√
4.13：00～15：00修改《销售与收款》内控制度提前10分钟完成√
5.15：30～17：00参加新入职管理人员座谈会效果很好增加信心√
七、三点感悟
1、你的时间要和个人价值观相吻合
你永远要懂得如何分配时间，也许你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最有价值最重要的事。
2、理解时间大于金钱
人与人之间的核心竞争是“经验”和“成熟度”的竞争，谁开窍早，谁拥有更多经验，谁就会占得先机。要学会用有限的时间去学习获取无限的“经验和成熟度”，用你的金钱去挽取别人的成功经验，一定抓住一切机会向顶尖人士学习，如果你与10个用40年时间成功的人物交往，你就是浓缩了400年的经验。
3、你对工作时间很随便，不珍惜、不专注、不集中精力，那么你自己最终的命运也只能是被别人不关注、不珍惜，别人也很随便、不专注地对待你。